Zadání od klientů na jednom místě místo v e-mailech

Typická situace v agentuře nebo malé firmě: klient pošle zadání e-mailem, doplní ho druhým e-mailem a pak se zeptá, jak to vypadá. Odpověď vás stojí čtvrt hodiny hledání v poště. Dá se to dělat lépe.

Proč e-mail na zadání nestačí

• Zadání je rozházené v několika vláknech a každý ve firmě vidí jiné.
• Neví se, kdo na požadavku pracuje, ani v jakém je stavu.
• Když se člověk z projektu uvolní, informace odejdou s jeho schránkou.

Jak to uspořádat v KoraGate

Pro každého klienta založte vlastní projekt, v něm složky podle typu práce a každé zadání přepište do úkolu s popisem, termínem a řešitelem. Přílohy přidáte přímo k úkolu. Stav „Čeká se“ použijte pro věci, které stojí na podkladech od klienta. Celý tým vidí, co je na řadě, a každý jen to, co mu dovolí jeho role.

KoraGate není klientský portál: zadání vedete uvnitř svého týmu. Pomoc od Codecronu (chyba, dotaz, fakturace) naopak řešíte přímo v aplikaci přes Požadavky.

Tři zásady, které se vyplatí

1. Zadání hned do úkolu. Jakmile zadání přijde, přepište ho do úkolu. Co není v systému, nikdo nehlídá.
2. Stav je vidět. Když kdokoli z týmu otevře úkol, ví, jestli se na něm pracuje nebo čeká na klienta, a odpoví na dotaz za pár vteřin.
3. Historie na jednom místě. Komentáře (od plánu Tým) a přílohy zůstanou u úkolu, ne ve schránce jednoho člověka.

Jak začít

Založte si workspace a vytvořte projekt pro prvního klienta. Začít můžete zdarma. Pokud hledáte plán pro víc lidí, podívejte se na přehled plánů.