Jak wybrać narzędzie do zarządzania projektami dla małego zespołu
CS
Małe zespoły często zaczynają od arkusza w Excelu, wspólnego dysku i niekończącego się wątku e-maili. Działa to, dopóki zespół nie rośnie - a potem właśnie tam, gdzie najbardziej liczy się przejrzystość, wszystko zaczyna się gubić. Jeśli zastanawiasz się, kiedy i jak przejść na prawdziwe narzędzie do zarządzania projektami, oto kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę.
1. Ile osób będzie z tego realnie korzystać?
Zanim zaczniesz porównywać funkcje, policz, ile osób będzie korzystać z narzędzia teraz, a ile dołączy w przyszłym roku. Wiele narzędzi rozlicza się za użytkownika, więc cena rośnie wraz z zespołem - dobrze to policzyć z góry, a nie dopiero po podpisaniu umowy.
2. Czy potrzebujesz rozdzielić pracę według projektów, czy według klientów?
Jeśli pracujesz nad sprawami wewnętrznymi, wystarczy prosty podział na projekty i zadania. Jeśli jednak realizujesz zlecenia dla kilku klientów naraz, docenisz, gdy każdy projekt (lub klient) ma własny przegląd - bez ryzyka, że coś się połączy, co nie powinno.
3. Kto w zespole ma co widzieć?
W małym zespole na początku nikt nie zaprząta sobie głowy uprawnieniami - wszyscy widzą wszystko. Gdy dołączy więcej osób (lub ktoś z zewnątrz, np. zleceniobiorca do jednego projektu), zaczyna to być problemem. Opłaca się od razu wybrać narzędzie, w którym można ustawić, kto jest właścicielem, kto administratorem, a kto ma tylko ograniczony dostęp.
4. Co się stanie, gdy będziesz potrzebować pomocy?
Tym często zajmujemy się dopiero wtedy, gdy jest za późno - piszesz do wsparcia i czekasz na odpowiedź w e-mailu, który ginie wśród dziesiątek innych wiadomości. Sprawdź z góry, jak szybko i w jaki sposób narzędzie obsługuje wsparcie.
5. Ile to realnie kosztuje
Porównuj ceny za miesiąc przy realnej liczbie osób, a nie tylko podstawową cenę „od”. I sprawdź, czy istnieje wersja próbna bez konieczności podawania karty - oszczędzi Ci to podejmowania decyzji pod presją.
Podsumowanie
Nie chodzi o to, aby znaleźć narzędzie z największą liczbą funkcji, ale takie, które pasuje do tego, jak Twój zespół realnie pracuje. KoraGate budowaliśmy właśnie z myślą o takim przypadku - projekty, zadania, role w zespole i bezpośrednie wsparcie w jednym miejscu, od 149 Kč miesięcznie, z 14-dniową wersją próbną bez karty.