Ako vybrať nástroj na riadenie projektov pre malý tím
CS
Malé tímy často začínajú s tabuľkou v Exceli, zdieľaným diskom a nekonečným vláknom e-mailov. Funguje to, kým tím nerastie - a potom presne tam, kde najviac záleží na prehľadnosti, sa všetko začne strácať. Ak riešite, kedy a ako prejsť na skutočný nástroj na riadenie projektov, tu je pár vecí, na ktoré sa oplatí zamerať.
1. Koľko ľudí to bude reálne používať?
Skôr než začnete porovnávať funkcie, spočítajte si, koľko ľudí bude nástroj používať teraz a koľko ich pribudne budúci rok. Veľa nástrojov účtuje za používateľa, takže cena rastie s tímom - je dobré to počítať dopredu, nie až po podpise.
2. Potrebujete oddeliť prácu podľa projektov, alebo podľa klientov?
Ak pracujete na interných veciach, stačí vám jednoduché rozdelenie na projekty a úlohy. Ak však robíte zákazky pre viac klientov naraz, ocenite, keď si každý projekt (alebo klient) drží vlastný prehľad - bez rizika, že sa vám niečo prepojí, čo nemalo.
3. Kto v tíme má vidieť čo?
V malom tíme si na začiatku často nikto nerobí starosti s oprávneniami - všetci vidia všetko. Keď pribudne viac ľudí (alebo niekto externý, napríklad brigádnik na jeden projekt), začne to byť problém. Oplatí sa hneď vybrať nástroj, v ktorom sa dá nastaviť, kto je vlastník, kto admin a kto má len obmedzený prístup.
4. Čo sa stane, keď budete potrebovať pomoc?
Toto sa často rieši, až keď je neskoro - píšete na podporu a čakáte na odpoveď v e-maile, ktorý sa stratí medzi desiatkami ďalších správ. Skúste si vopred overiť, ako rýchlo a akým spôsobom nástroj podporu rieši.
5. Koľko to reálne stojí
Porovnávajte ceny za mesiac pri reálnom počte ľudí, nie len základnú cenu „od“. A overte si, či existuje skúšobná verzia bez nutnosti zadávať kartu - ušetrí vám to rozhodovanie pod tlakom.
Zhrnutie
Nejde o to nájsť nástroj s najviac funkciami, ale ten, ktorý sedí na to, ako váš tím reálne pracuje. KoraGate sme stavali presne pre tento prípad - projekty, úlohy, roly v tíme a priamu podporu na jednom mieste, od 149 Kč mesačne, so 14-dňovou skúšobnou verziou bez karty.